Como Escrever Email Formal Em Inglês

Você escreve emails em inglês todos os dias para os seus amigos e familiares? Você tem o hábito de ler e reler o que escreveu? Em relação a sua vida profissional, qual é o seu cuidado ao escrever um email em inglês?

Você fica atento a todos os detalhes? Você já percebeu algum erro depois que enviou o email? Vamos abordar este assunto com muitas dicas.

Hoje comentaremos a respeito sobre como escrever email formal em inglês. Você que trabalha em empresa, não importa o tamanho da mesma, precisa enviar informações através de email. 

Mas será que você conhece alguns detalhes que possam transformar a sua mensagem na mais clara possível?

Você aprenderá uma série de expressões, frases e dicas para melhorar a sua escrita no tocante aos emails. No mundo globalizado, estamos constantemente escrevendo mensagens para clientes, amigos, fornecedores, etc.

Uma das vantagens do email é a rapidez que a comunicação é feita, portanto, você precisa ficar atento aos detalhes do assunto, do título e do fechamento.

Uma linguagem formal se faz necessária para mostrar que você sabe ser educado e o seu interlocutor se sentirá importante e respeitado. Este é o segredo de um bom email em inglês.

A partir do momento em que você escreve uma mensagem perfeita, com coerência, a outra pessoa te responderá com mais segurança. Caso haja algum ruído na comunicação, ou seja, palavras erradas, frases não bem estruturadas... A outra pessoa poderá não compreender o seu raciocínio.

Dicas para escrever um email formal em inglês

Lembre-se que um email pode se tornar um documento importante, o qual precisa ser bem elaborado, uma vez que um conteúdo que lá está, pode ser favorável ou não às suas intenções, sendo assim, todo cuidado é pouco.

Vamos ver agora algumas dicas para escrever um bom email em inglês.

EMAIL FORMAL EM INGLÊS: ASSUNTO

A primeira dica é prestar atenção no assunto do email. Escolha uma palavra ou frase curta que chame a atenção do destinatário.

Se você escrever um email para um fornecedor pedindo que eles enviem uma nota fiscal, por exemplo, pense em um assunto do tipo: INVOICE REF: 12345 . O título se torna claro e objetivo, e o leitor saberá do que se trata.

EMAIL FORMAL EM INGLÊS: CORPO

O corpo do email deve ser feito de maneira clara, ou seja, procure usar frases curtas e objetivas.

Se você colocar seus pensamentos em frases longas, a outra pessoa se sentirá cansada em ler tantas informações talvez desnecessárias. Procure dividir o corpo do email em dois ou três parágrafos.

RELEIA O QUE ESCREVEU

Releia sempre o que você escreveu e procure prestar atenção na parte gramatical e na estruturação das frases. Se você cometer algum erro e não perceber, a outra pessoa poderá ter uma má impressão ao seu respeito.

Leia e releia e se sentir a necessidade de reescrever, faça. Peça uma segunda opinião se for o caso. Procure ler com calma e envie apenas quando tiver certeza que está tudo certo. O seu email precisa parecer totalmente profissional.

EMAIL FORMAL EM INGLÊS: ENCERRAMENTO

O encerramento precisa ser feito de forma simples e objetiva também. Lembre-se de colocar o seu nome e sobrenome, sua função na empresa, o seu telefone, endereço da companhia, bem como o link para o site da mesma.

Tudo isso parece tolice, mas demonstra um alto grau de profissionalismo, uma vez que o seu interlocutor terá todas as informações bem diante dos olhos. 

Mais dicas de como escrever o email formal em inglês

INTRODUÇÃO

A introdução pode ser feita usando diversas formas. Leia com atenção o significado de cada uma.

"Dear Mr. Jones. - Dear Mrs. Jones". Em ambas frases o DEAR tem o sentido de PREZADO.

Você pode sim usar o primeiro nome da pessoa caso se sinta confortável.

"Dear Susan. - Dear Michael."

Se você não sabe o nome da pessoa a qual você está enviando o email, há duas frases que poderão ser usadas. Veja e aprenda.

"Dear Sir or Madam."

"To whom it may concern" (a quem possa interessar).

Um detalhe importante – uma apresentação inicial pode ser interessante caso seja o primeiro contato por email. Leia este exemplo:

"Dear Sir

My name is Robert Daniels. I am writing to enquire about…
My name is Robert Daniels. I am writing in reference to…."

O importante é que você deixe claro no começo do email suas intenções quanto a mensagem.

Claro que se não for o primeiro contato por email, e a outra pessoa te conhecer, o assunto poderá ser bem diferente, e a linguagem também. Leia estas possíveis introduções

Podemos ver que existem diversas formas de começar um email, sendo assim, vale realmente a pena pensar com detalhes a respeito da introdução. Escolha bem as palavras a fim de deixar uma comunicação clara e direta.

Leia sobre pronomes de tratamentos em inglês aqui em breve.

CORPO DO TEXTO

Vamos agora falar sobre o corpo do texto. O ideal é que você prepare um rascunho com as informações que deseja passar a outra pessoa. Pense bem nas palavras e novamente releia a fim de evitar erros gramaticais ou estruturas não bem elaboradas.

Outra dica importante: evite abreviações em qualquer linguagem comercial, por exemplo, ao escrever DO NOT, não escreva DON’T, e assim por diante.

Este tipo de linguagem deve ser direcionada a amigos e familiares, e nunca para um cliente ou fornecedor, por exemplo. Claro que algumas abreviações comerciais são aceitáveis, tais como ASAP – AS SOON AS POSSIBLE, mas de um modo geral, evite-as.

Divida o corpo do email de dois ou três parágrafos e sempre em frases curtas. É importante que você escreva uma frase convidando a pessoa para uma tomada de ação. Existem frases interessantes que você pode usar, tais como: 

CORPO DO TEXTO

Alguns exemplos:

Existem outras formas de terminar o seu email, tais como:

EXEMPLO DE UM EMAIL FORMAL EM INGLÊS

Vamos ver agora um exemplo de um email mais formal. Leia e tome nota das palavras. Este email é de um jovem que está em busca de uma recolocação profissional em um hotel.

Observe a introdução, o corpo do email e a conclusão. Preste atenção na saudação e na despedida. 

Esse estilo de email formal ao se candidatar a um emprego é uma cover letter (carta de apresentação) e ainda é muito importante no Reino Unido e na Irlanda ao se candidatar a um emprego.

Você pode ler sobre como incluir seu curso de inglês em seu currículo aqui.

Conclusão 

Está vendo como não é tão complicado escrever um email? Tudo é questão de organização, paciência e dedicação. Se você prestar atenção nos detalhes, poderá ter sucesso no resultado final.

É primordial que a pessoa que esteja recebendo o email se sinta confortável, e seja convidada a te responder. Seja educado e use as palavras certas, e deixe o seu email o mais breve possível.

Lembre-se que se você escrever um texto longo e enfadonho, a outra pessoa não se sentirá muito satisfeita. Quanto mais curto e objetivo for, melhor.

Existe uma expressão em inglês "Sorry about the long letter, I didn't have time to write a short one" (Desculpe pela carta longa, não tive tempo de escrever uma curta).

Anexe documentos o que facilitará e muito o seu trabalho, e avise no email.
Tenha em mente as palavras-chaves ensinadas acima. Palavras importantes da introdução, do corpo do email e da conclusão. É essencial que você passe as informações necessárias de uma forma agradável.

Te aconselho a praticar o máximo que puder. Escreva emails sempre e procure corrigir possíveis erros. Peça ajuda profissional e terá todas as condições de ser bem-sucedido.
As perguntas em inglês são mais complicadas do que em português, você pode revisar as perguntas básicas em inglêsaqui.

Podemos concluir que escrever emails demanda tempo para que este seja o mais preciso possível. A partir do momento em que você cometer qualquer erro, este poderá ser fatal, portanto, evite-os o máximo possível.

Procure treinar sempre, e também ler exemplos de emails dos seus colegas e superiores, faça reuniões, troca de ideias, sugestões, críticas, leia e releia, a fim de entregar o melhor texto que puder.

Para melhorar os seus emails formais, você pode ficar sabendo sobre  pronomes de tratamento em inglês aqui.

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Você é familiar com a escrita de emails em inglês? Se sim, deixe as suas dicas abaixo. Se não, compartilhe as suas dúvidas.