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Como Escrever Email Formal Em Inglês

By Gordon Gaffney

May 5, 2021


Como Escrever Email Formal Em Inglês

Você escreve emails em inglês todos os dias para os seus amigos e familiares? Você tem o hábito de ler e reler o que escreveu? Em relação a sua vida profissional, qual é o seu cuidado ao escrever um email em inglês?

Você fica atento a todos os detalhes? Você já percebeu algum erro depois que enviou o email? Vamos abordar este assunto com muitas dicas.

Hoje comentaremos a respeito sobre como escrever email formal em inglês. Você que trabalha em empresa, não importa o tamanho da mesma, precisa enviar informações através de email. 

Como Escrever Email Formal Em Inglês

Mas será que você conhece alguns detalhes que possam transformar a sua mensagem na mais clara possível?

Você aprenderá uma série de expressões, frases e dicas para melhorar a sua escrita no tocante aos emails. No mundo globalizado, estamos constantemente escrevendo mensagens para clientes, amigos, fornecedores, etc.

Uma das vantagens do email é a rapidez que a comunicação é feita, portanto, você precisa ficar atento aos detalhes do assunto, do título e do fechamento.

Uma linguagem formal se faz necessária para mostrar que você sabe ser educado e o seu interlocutor se sentirá importante e respeitado. Este é o segredo de um bom email em inglês.

A partir do momento em que você escreve uma mensagem perfeita, com coerência, a outra pessoa te responderá com mais segurança. Caso haja algum ruído na comunicação, ou seja, palavras erradas, frases não bem estruturadas... A outra pessoa poderá não compreender o seu raciocínio.

Dicas para escrever um email formal em inglês

Lembre-se que um email pode se tornar um documento importante, o qual precisa ser bem elaborado, uma vez que um conteúdo que lá está, pode ser favorável ou não às suas intenções, sendo assim, todo cuidado é pouco.

Vamos ver agora algumas dicas para escrever um bom email em inglês.

EMAIL FORMAL EM INGLÊS: ASSUNTO

A primeira dica é prestar atenção no assunto do email. Escolha uma palavra ou frase curta que chame a atenção do destinatário.

Se você escrever um email para um fornecedor pedindo que eles enviem uma nota fiscal, por exemplo, pense em um assunto do tipo: INVOICE REF: 12345 . O título se torna claro e objetivo, e o leitor saberá do que se trata.

EMAIL FORMAL EM INGLÊS: CORPO

O corpo do email deve ser feito de maneira clara, ou seja, procure usar frases curtas e objetivas.

Se você colocar seus pensamentos em frases longas, a outra pessoa se sentirá cansada em ler tantas informações talvez desnecessárias. Procure dividir o corpo do email em dois ou três parágrafos.

RELEIA O QUE ESCREVEU

Releia sempre o que você escreveu e procure prestar atenção na parte gramatical e na estruturação das frases. Se você cometer algum erro e não perceber, a outra pessoa poderá ter uma má impressão ao seu respeito.

Leia e releia e se sentir a necessidade de reescrever, faça. Peça uma segunda opinião se for o caso. Procure ler com calma e envie apenas quando tiver certeza que está tudo certo. O seu email precisa parecer totalmente profissional.

Como Escrever Email Formal Em Inglês

EMAIL FORMAL EM INGLÊS: ENCERRAMENTO

O encerramento precisa ser feito de forma simples e objetiva também. Lembre-se de colocar o seu nome e sobrenome, sua função na empresa, o seu telefone, endereço da companhia, bem como o link para o site da mesma.

Tudo isso parece tolice, mas demonstra um alto grau de profissionalismo, uma vez que o seu interlocutor terá todas as informações bem diante dos olhos. 


Mais dicas de como escrever o email formal em inglês


INTRODUÇÃO

A introdução pode ser feita usando diversas formas. Leia com atenção o significado de cada uma.

"Dear Mr. Jones. - Dear Mrs. Jones". Em ambas frases o DEAR tem o sentido de PREZADO.

Você pode sim usar o primeiro nome da pessoa caso se sinta confortável.

"Dear Susan. - Dear Michael."

Se você não sabe o nome da pessoa a qual você está enviando o email, há duas frases que poderão ser usadas. Veja e aprenda.

"Dear Sir or Madam."

"To whom it may concern" (a quem possa interessar).

Um detalhe importante – uma apresentação inicial pode ser interessante caso seja o primeiro contato por email. Leia este exemplo:

"Dear Sir

My name is Robert Daniels. I am writing to enquire about…
My name is Robert Daniels. I am writing in reference to…."

O importante é que você deixe claro no começo do email suas intenções quanto a mensagem.

Claro que se não for o primeiro contato por email, e a outra pessoa te conhecer, o assunto poderá ser bem diferente, e a linguagem também. Leia estas possíveis introduções

I am writing to let you know about ...
The purpose of this email is to inform you that …
I am writing in reply to your ...
I am glad to tell you that ...
I am writing to thank you for …

Podemos ver que existem diversas formas de começar um email, sendo assim, vale realmente a pena pensar com detalhes a respeito da introdução. Escolha bem as palavras a fim de deixar uma comunicação clara e direta.

Leia sobre pronomes de tratamentos em inglês aqui em breve.


CORPO DO TEXTO

Vamos agora falar sobre o corpo do texto. O ideal é que você prepare um rascunho com as informações que deseja passar a outra pessoa. Pense bem nas palavras e novamente releia a fim de evitar erros gramaticais ou estruturas não bem elaboradas.

Outra dica importante: evite abreviações em qualquer linguagem comercial, por exemplo, ao escrever DO NOT, não escreva DON’T, e assim por diante.

Este tipo de linguagem deve ser direcionada a amigos e familiares, e nunca para um cliente ou fornecedor, por exemplo. Claro que algumas abreviações comerciais são aceitáveis, tais como ASAP – AS SOON AS POSSIBLE, mas de um modo geral, evite-as.

Divida o corpo do email de dois ou três parágrafos e sempre em frases curtas. É importante que você escreva uma frase convidando a pessoa para uma tomada de ação. Existem frases interessantes que você pode usar, tais como: 

I look forward to hearing from you.
If you have any question, please let me know.
Thanks for your attention.
Please, do not hesitate to contact me.


CORPO DO TEXTO

Para concluir, dê sua assinatura. Veja estes exemplos.

Se você usar "Dear Sir or Madam" ou "To whom it concerns" quem interessa como sua abertura porque não sabe o nome da pessoa para a qual está enviando o e-mail, você deverá concluir o e-mail com o "Yours faithfully."

Se você souber o nome da pessoa e usar Dear Mr. Roberts, conclua com o Yours sincerely.

Alguns exemplos:

Regards,
Mike Newman
Engineer
ABC Enterprise
35 – 99712-5454

Sincerely,
Sharon Smith
Doctor
Site: www.hospital.com

Yours sincerely
Paul Jones
Marketing manager
34 - 89891-4211

Yours faithfully
Karen Green

Existem outras formas de terminar o seu email, tais como:

Yours cordially

Respecfully

Best wishes

Best regards

Claro que sua linguagem deve ser mais formal possível, e procure usar frases do tipo:

I would like to…

Could you tell me…

Would it be possible…

I would rather…

As agreed…

As requested…

Sorry, but I would like to apologise for…

EXEMPLO DE UM EMAIL FORMAL EM INGLÊS

Vamos ver agora um exemplo de um email mais formal. Leia e tome nota das palavras. Este email é de um jovem que está em busca de uma recolocação profissional em um hotel.

Observe a introdução, o corpo do email e a conclusão. Preste atenção na saudação e na despedida. 

SUBJECT: JOB OPPORTUNITY

The Manager
Palace Hotel
Miami


Dear Sir / Madam

My name is Michael Smith, I am 25 years old and I am writing to ask you if you have any job vacancies for the winter in your hotel. I live locally and would be suited to working in your restaurant I have already worked as a waiter.

I am available to start work in early December and would be delighted to be considered for any suitable job vacancies.

I have enclosed my CV and look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

Michael Smith
35 98321-7170
email: msmith@gmail.com 

Esse estilo de email formal ao se candidatar a um emprego é uma cover letter (carta de apresentação) e ainda é muito importante no Reino Unido e na Irlanda ao se candidatar a um emprego.

Você pode ler sobre como incluir seu curso de inglês em seu currículo aqui.


Conclusão 

Está vendo como não é tão complicado escrever um email? Tudo é questão de organização, paciência e dedicação. Se você prestar atenção nos detalhes, poderá ter sucesso no resultado final.

É primordial que a pessoa que esteja recebendo o email se sinta confortável, e seja convidada a te responder. Seja educado e use as palavras certas, e deixe o seu email o mais breve possível.

Lembre-se que se você escrever um texto longo e enfadonho, a outra pessoa não se sentirá muito satisfeita. Quanto mais curto e objetivo for, melhor.

Existe uma expressão em inglês "Sorry about the long letter, I didn't have time to write a short one" (Desculpe pela carta longa, não tive tempo de escrever uma curta).

Anexe documentos o que facilitará e muito o seu trabalho, e avise no email.
Tenha em mente as palavras-chaves ensinadas acima. Palavras importantes da introdução, do corpo do email e da conclusão. É essencial que você passe as informações necessárias de uma forma agradável.

Te aconselho a praticar o máximo que puder. Escreva emails sempre e procure corrigir possíveis erros. Peça ajuda profissional e terá todas as condições de ser bem-sucedido.
As perguntas em inglês são mais complicadas do que em português, você pode revisar as perguntas básicas em inglês aqui.

Podemos concluir que escrever emails demanda tempo para que este seja o mais preciso possível. A partir do momento em que você cometer qualquer erro, este poderá ser fatal, portanto, evite-os o máximo possível.

Procure treinar sempre, e também ler exemplos de emails dos seus colegas e superiores, faça reuniões, troca de ideias, sugestões, críticas, leia e releia, a fim de entregar o melhor texto que puder.

Para melhorar os seus emails formais, você pode ficar sabendo sobre pronomes de tratamento em inglês aqui.

Você é familiar com a escrita de emails em inglês? Se sim, deixe as suas dicas abaixo. Se não, compartilhe as suas dúvidas.

Gordon Gaffney

Sobre o autor

Professor nativo de inglês da Irlanda com mais de 3.500 horas ensinando falantes de português. Criador de curso em video online: "Fluência em Inglês".

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